1. Загальні поняття та сфера застосування
1.1. Визначення термінів:
- база персональних даних — названа сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
- відповідальна особа — певна особа, яка організує роботу, пов'язану із захистом персональних даних під час їх обробки, відповідно до закону;
- власник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, що затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
- Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;
- загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб'єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, у яких суб'єкт персональних даних залишають свої персональні дані (крім випадків, коли суб'єкт персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їхнього вільного розповсюдження та використання);
- згода суб'єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
- знеособлення персональних даних — отримання відомостей, що дозволяють ідентифікувати особистість;
- обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, вчинених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, пов'язаних із збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптацією, зміною, оновленням, використанням та розповсюдженням, знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
- персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
- розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій власником бази персональних даних чи законом надано право обробляти ці дані;
- суб'єкт персональних даних — фізична особа, щодо якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
- третя особа — будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, власника або розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу захисту персональних даних, якому здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
- особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні чи світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров'я або статевого життя.
1.2. Це Положення є обов'язковим для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків.
2. Список баз персональних даних
2.1. Продавець є власником таких баз персональних даних: база персональних даних контрагентів.
3. Мета обробки персональних даних
3.1. Метою обробки персональних даних у системі є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари та послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних
4.1. Згода суб'єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи про надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.
4.2. Згода суб'єкта персональних даних може бути надана у таких формах:
- документ на паперовому носії з реквізитами, що дозволяє ідентифікувати цей документ та фізичну особу;
- електронний документ, що містить обов'язкові реквізити, що дозволяють ідентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи про надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб'єкта персональних даних;
- позначка на електронній сторінці документа або електронному файлі, який обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.
4.3. Згода суб'єкта персональних даних надається при оформленні цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.4. Повідомлення суб'єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мета збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється при оформленні цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.5. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров'я або статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.
5. Місцезнаходження бази персональних даних
5.1. Зазначені у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться на адресі продавця.
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданого власнику персональних даних на обробку цих даних або відповідно до вимог закону.
6.2. Доступу до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або не може їх забезпечити.
6.3. Суб'єкт відносин, пов'язаних із персональними даними, подає запит про доступ до персональних даних власнику персональних даних.
6.4. У запиті зазначаються:
- прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) та реквізити документа, що засвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника);
- найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посаду, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника);
- прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, щодо якої робиться запит;
- відомості про базу персональних даних, щодо якої подається запит, або відомості про власника або розпорядника бази персональних даних;
- перелік запитуваних персональних даних;
- ціль та/або правові підстави на запит.
6.5. Термін вивчення запиту щодо його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів із дня надходження. Протягом цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволений або відповідні персональні дані не підлягають наданню із зазначенням підстави. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів із дня надходження, якщо інше не передбачено законом.
6.6. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом 30 календарних днів з дня надходження запиту. Загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.
6.7. Повідомлення про відстрочку доводиться до відома третьої особи у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.
6.8. У повідомленні про відстрочку зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові посадової особи; дата надсилання повідомлення; причина відстрочення; термін, протягом якого буде задоволено запит.
6.9. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.
6.10. У повідомленні про відмову зазначаються: прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі; дата надсилання повідомлення; причина відмови.
6.11. Рішення про відстрочку або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржене до суду.
7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, термін зберігання персональних даних
7.1. Власники бази персональних даних обладнані системними та програмно-технічними засобами та засобами зв'язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації та відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
7.2. Відповідальна особа організує роботу, пов'язану із захистом персональних даних під час їх обробки відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом власника бази персональних даних. Обов'язки відповідальної особи зазначаються у посадовій інструкції.
7.3. Відповідальна особа зобов'язана:
- знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;
- розробити процедури доступу до персональних даних працівників відповідно до їх службових обов'язків;
- забезпечити виконання співробітниками вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних;
- розробити порядок внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних;
- повідомляти власника бази персональних даних про факти порушень не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
- забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб'єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних.
7.4. З метою виконання своїх обов'язків відповідальна особа має право: одержувати необхідні документи; робити копії з отриманих документів та файлів; брати участь в обговоренні питань захисту персональних даних; вносити пропозиції щодо покращення роботи; отримувати пояснення з питань обробки персональних даних; підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків, зобов'язані дотримуватись вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних.
7.6. Працівники, які мають доступ до персональних даних, зобов'язані не допускати розголошення будь-яким способом персональних даних, які їм були довірені або стали відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків. Таке зобов'язання діє після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, встановлених законом.
7.7. Особи, які мають доступ до персональних даних та порушують вимоги Закону України «Про захист персональних даних», несуть відповідальність відповідно до законодавства України.
7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для цілей, для яких ці дані зберігаються, але в будь-якому випадку не довше за термін зберігання даних, визначений згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних.
8. Права суб'єкта персональних даних
8.1. Суб'єкт персональних даних має право:
- знати про місцезнаходження бази персональних даних, що містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження власника або розпорядника цієї бази, крім випадків, встановлених законом;
- отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані;
- на доступ до своїх персональних даних, які містяться у відповідній базі персональних даних;
- отримувати не пізніше ніж за тридцять календарних днів з дня надходження запиту відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, що зберігаються;
- пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади та органами місцевого самоврядування;
- пред'являти мотивовану вимогу зміни чи знищення своїх персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
- на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення або ушкодження;
- звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади та органів місцевого самоврядування;
- застосовувати засоби правового захисту у разі порушення законодавства про захист персональних даних.
9. Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних
9.1. Суб'єкт персональних даних має право отримання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних із персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, встановлених законом.
9.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безкоштовно.
9.3. Суб'єкт персональних даних надає запит про доступ до персональних даних власнику бази персональних даних. У запиті зазначаються:
- прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) та реквізити документа, що засвідчує особу суб'єкта персональних даних;
- інші відомості, що дозволяють ідентифікувати особу суб'єкта персональних даних;
- відомості про базу персональних даних, щодо якої подається запит, або відомості про власника чи розпорядника цієї бази;
- перелік запитуваних персональних даних.
9.4. Термін вивчення запиту щодо його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів із дня надходження. Протягом цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома суб'єкта персональних даних, що запит буде задоволений або відповідні персональні дані не підлягають наданню із зазначенням підстави.
9.5. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів із дня надходження, якщо інше не передбачено законом.
10. Державна реєстрація бази персональних даних
10.1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».